Bài học

Bài 1: Soạn thảo và phát hành thông cáo báo chí

Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ có thể nhận biết và sử dụng chính xác khoảng 10 từ và cụm từ vựng quan trọng liên quan đến việc soạn thảo và phát hành thông cáo báo chí. Bạn sẽ áp dụng được bộ từ vựng này để giải quyết các câu hỏi trong phần đọc hiểu (Part 7) của bài thi TOEIC, đặc biệt là các dạng bài liên quan đến email, thông báo và tin tức doanh nghiệp.

Dạng bài trong đề

Nhóm từ vựng này thường xuất hiện trong Part 7 (Đọc hiểu), nơi bạn sẽ đọc các văn bản như thông cáo báo chí, email nội bộ, hoặc các bài báo. Các câu hỏi thường yêu cầu bạn xác định mục đích của văn bản, tìm thông tin chi tiết, hoặc suy luận ý của người viết. Việc nắm vững các từ này giúp bạn nhanh chóng hiểu được bối cảnh và các hành động chính đang diễn ra trong một tình huống truyền thông của doanh nghiệp.

Phát âm từ vựng về thông cáo báo chí

Giáo viên đọc 10 mục từ vựng của bài, mỗi từ hai lần, sau đó đọc hai câu ví dụ có chứa các từ này.

Bản ghi (transcript):

press release, press release. draft, draft. statement, statement. quote, quote. embargo, embargo. issue, issue. distribute, distribute. media outlet, media outlet. press conference, press conference. coverage, coverage.

The draft of the press release is under embargo until tomorrow morning. After the press conference, the company will distribute the official statement to all major media outlets, hoping for positive coverage.

**Bản ghi (transcript):** press release, press release. draft, draft. statement, statement. quote, quote. embargo, embargo. issue, issue. distribute, distribute. media outlet, media outlet. press conference, press conference. coverage, coverage. The draft of the press release is under embargo until tomorrow morning. After the press conference, the company will distribute the official statement to all major media outlets, hoping for positive coverage.

Soạn thảo nội dung thông cáo

Khi một công ty có tin tức quan trọng cần công bố, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới hay thay đổi nhân sự cấp cao, bộ phận truyền thông sẽ bắt đầu quá trình soạn thảo một văn bản chính thức. Nhóm từ dưới đây mô tả các thành phần và trạng thái của văn bản đó trước khi được công bố.

press release (/prɛs rɪˈliːs/)Nghĩa là thông cáo báo chí, một văn bản chính thức được gửi đến các cơ quan truyền thông để công bố thông tin có giá trị tin tức.
→ Cụm từ đi kèm: issue a press release, send out a press release, draft a press release.
→ Ví dụ: The tech company will issue a press release tomorrow to announce its new smartphone. (Công ty công nghệ sẽ phát hành một thông cáo báo chí vào ngày mai để công bố chiếc điện thoại thông minh mới của mình.)Nghĩa là thông cáo báo chí, một văn bản chính thức được gửi đến các cơ quan truyền thông để công bố thông tin có giá trị tin tức. → Cụm từ đi kèm: issue a press release, send out a press release, draft a press release. → Ví dụ: The tech company will issue a press release tomorrow to announce its new smartphone. (Công ty công nghệ sẽ phát hành một thông cáo báo chí vào ngày mai để công bố chiếc điện thoại thông minh mới của mình.)

draft (/dræft/)Nghĩa là bản nháp, phiên bản đầu tiên của một văn bản cần được xem xét và chỉnh sửa.
→ Cụm từ đi kèm: a rough draft, the first draft, revise a draft.
→ Ví dụ: The communications team is currently revising the second draft of the CEO's speech. (Đội ngũ truyền thông hiện đang chỉnh sửa bản nháp thứ hai của bài phát biểu của CEO.)

statement (/ˈsteɪtmənt/)Nghĩa là một lời tuyên bố, một thông báo chính thức về một vấn đề cụ thể. Nó có thể là một phần của thông cáo báo chí hoặc một văn bản riêng.
→ Cụm từ đi kèm: an official statement, a public statement, make a statement.
→ Ví dụ: The board of directors released an official statement to clarify the situation. (Hội đồng quản trị đã đưa ra một tuyên bố chính thức để làm rõ tình hình.)Nghĩa là một lời tuyên bố, một thông báo chính thức về một vấn đề cụ thể. Nó có thể là một phần của thông cáo báo chí hoặc một văn bản riêng. → Cụm từ đi kèm: an official statement, a public statement, make a statement. → Ví dụ: The board of directors released an official statement to clarify the situation. (Hội đồng quản trị đã đưa ra một tuyên bố chính thức để làm rõ tình hình.)

quote (/kwoʊt/)Nghĩa là một lời trích dẫn, thường là phát biểu của một người có thẩm quyền (như CEO, giám đốc) được đưa vào thông cáo báo chí để tăng tính xác thực.
→ Cụm từ đi kèm: a direct quote, attribute a quote to someone.
→ Ví dụ: The press release included a quote from the project manager expressing excitement for the launch. (Thông cáo báo chí bao gồm một trích dẫn từ giám đốc dự án thể hiện sự hào hứng cho buổi ra mắt.)Nghĩa là một lời trích dẫn, thường là phát biểu của một người có thẩm quyền (như CEO, giám đốc) được đưa vào thông cáo báo chí để tăng tính xác thực. → Cụm từ đi kèm: a direct quote, attribute a quote to someone. → Ví dụ: The press release included a quote from the project manager expressing excitement for the launch. (Thông cáo báo chí bao gồm một trích dẫn từ giám đốc dự án thể hiện sự hào hứng cho buổi ra mắt.)

embargo (/ɪmˈbɑːrɡoʊ/)Nghĩa là lệnh cấm vận thông tin, một yêu cầu đề nghị các nhà báo không công bố thông tin trước một ngày và giờ cụ thể.
→ Cụm từ đi kèm: under embargo, place an embargo on something.
→ Ví dụ: The details of the merger are under embargo until the official announcement at 9 AM. (Các chi tiết của vụ sáp nhập đang bị cấm công bố cho đến khi có thông báo chính thức lúc 9 giờ sáng.)

Phát hành và tiếp nhận của truyền thông

Sau khi bản thông cáo báo chí được hoàn thiện và phê duyệt, bước tiếp theo là gửi nó đến đúng đối tượng và theo dõi phản ứng của công chúng. Các từ vựng trong cụm này xoay quanh quá trình phát hành và kết quả của nó.

issue (/ˈɪʃuː/)Với vai trò động từ, nó có nghĩa là phát hành hoặc công bố một cách chính thức. Đây là một từ mang sắc thái trang trọng hơn 'send out' hay 'release'.
→ Cụm từ đi kèm: issue a statement, issue a warning, issue a report.
→ Ví dụ: The government will issue new guidelines for international travel. (Chính phủ sẽ ban hành các hướng dẫn mới cho việc đi lại quốc tế.)

distribute (/dɪˈstrɪbjuːt/)Nghĩa là phân phát, gửi một thứ gì đó cho một nhóm người. Trong bối cảnh này, nó có nghĩa là gửi thông cáo báo chí đến danh sách các nhà báo và cơ quan truyền thông.
→ Cụm từ đi kèm: distribute to media, widely distributed.
→ Ví dụ: The press release was distributed to over 200 journalists and media influencers. (Thông cáo báo chí đã được phân phát đến hơn 200 nhà báo và người có ảnh hưởng trên truyền thông.)Nghĩa là phân phát, gửi một thứ gì đó cho một nhóm người. Trong bối cảnh này, nó có nghĩa là gửi thông cáo báo chí đến danh sách các nhà báo và cơ quan truyền thông. → Cụm từ đi kèm: distribute to media, widely distributed. → Ví dụ: The press release was distributed to over 200 journalists and media influencers. (Thông cáo báo chí đã được phân phát đến hơn 200 nhà báo và người có ảnh hưởng trên truyền thông.)

media outlet (/ˈmiːdiə ˈaʊtlɛt/)Nghĩa là một cơ quan/kênh truyền thông, ví dụ như một tờ báo, một đài truyền hình, một trang tin tức trực tuyến.
→ Cụm từ đi kèm: major media outlets, local media outlets.
→ Ví dụ: We sent the announcement to all major media outlets in the country. (Chúng tôi đã gửi thông báo đến tất cả các cơ quan truyền thông lớn trong nước.)

press conference (/prɛs ˈkɑːnfərəns/)Nghĩa là họp báo, một sự kiện được tổ chức để các nhà báo có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho đại diện của công ty/tổ chức.
→ Cụm từ đi kèm: hold a press conference, call a press conference.
→ Ví dụ: The CEO will hold a press conference to address the recent rumors. (CEO sẽ tổ chức một cuộc họp báo để giải quyết những tin đồn gần đây.)

coverage (/ˈkʌvərɪdʒ/)Nghĩa là mức độ đưa tin, sự chú ý mà một sự kiện hoặc một câu chuyện nhận được từ giới truyền thông.
→ Cụm từ đi kèm: media coverage, extensive coverage, positive/negative coverage.
→ Ví dụ: The product launch received extensive media coverage from tech blogs and news sites. (Buổi ra mắt sản phẩm đã nhận được sự đưa tin rộng rãi từ các blog công nghệ và trang tin tức.)

Các từ vựng được chia theo hai giai đoạn chính: tạo ra văn bản và đưa nó đến với công chúng.

Cặp từ dễ nhầm lẫn

Issue vs. Distribute

Cả hai động từ này đều liên quan đến việc gửi thông tin đi, nhưng chúng có sắc thái và trọng tâm khác nhau.

Tiêu chí phân biệt:
- Issue nhấn mạnh đến hành động công bố chính thức và thẩm quyền của người phát hành. Nó mang tính sự kiện, đánh dấu thời điểm thông tin trở nên công khai. Thường dùng cho các văn bản quan trọng như luật, cảnh báo, tuyên bố.
- Distribute nhấn mạnh đến hành động phân phát vật lý hoặc kỹ thuật số đến nhiều người nhận. Nó tập trung vào quá trình lan tỏa, đảm bảo thông tin đến được tay đối tượng mục tiêu.
Ví dụ dùng sai:
- Câu sai: The public relations assistant will issue the approved document to the list of 50 journalists.
- Lỗi ở đâu: Người trợ lý quan hệ công chúng chỉ thực hiện hành động gửi đi, không phải là người có thẩm quyền ra quyết định công bố. Hành động này là phân phát. Cách dùng đúng phải là distribute.
- Sửa lại: The company will issue a statement, and the PR team will distribute it to media outlets. (Công ty sẽ phát hành một tuyên bố, và đội PR sẽ phân phát nó đến các cơ quan truyền thông.)

**Issue vs. Distribute** Cả hai động từ này đều liên quan đến việc gửi thông tin đi, nhưng chúng có sắc thái và trọng tâm khác nhau. * **Tiêu chí phân biệt:** * **`Issue`** nhấn mạnh đến **hành động công bố chính thức** và thẩm quyền của người phát hành. Nó mang tính sự kiện, đánh dấu thời điểm thông tin trở nên công khai. Thường dùng cho các văn bản quan trọng như luật, cảnh báo, tuyên bố. * **`Distribute`** nhấn mạnh đến **hành động phân phát vật lý hoặc kỹ thuật số** đến nhiều người nhận. Nó tập trung vào quá trình lan tỏa, đảm bảo thông tin đến được tay đối tượng mục tiêu. * **Ví dụ dùng sai:** * *Câu sai:* The public relations assistant will *issue* the approved document to the list of 50 journalists. * *Lỗi ở đâu:* Người trợ lý quan hệ công chúng chỉ thực hiện hành động gửi đi, không phải là người có thẩm quyền ra quyết định công bố. Hành động này là phân phát. Cách dùng đúng phải là *distribute*. * *Sửa lại:* The company will *issue* a statement, and the PR team will *distribute* it to media outlets. (Công ty sẽ *phát hành* một tuyên bố, và đội PR sẽ *phân phát* nó đến các cơ quan truyền thông.)

Ví dụ

Tình huống áp dụng trong đề thi TOEIC

1
Bạn sẽ đọc một email nội bộ trong một công ty.

To: All Staff
From: Communications Department
Subject: Upcoming Product Launch

Dear All,

This is to inform you that our new line of ergonomic office chairs will be officially launched on July 1st. A press release has been prepared and is currently in its final draft stage. It includes a compelling quote from our CEO, Sarah Chen, about the innovative design.

The document is under a strict embargo until 9:00 AM on July 1st. We plan to distribute it to over 100 media outlets simultaneously. We are aiming for extensive coverage in major business and design publications. Please refrain from sharing any details publicly before the official launch time.

Thank you for your cooperation.

Question: What is the current status of the press release?
(A) It has already been sent to journalists.
(B) It is being written for the first time.
(C) It is almost finished and ready for approval.
(D) It has been canceled.
Bạn sẽ đọc một email nội bộ trong một công ty. **To:** All Staff **From:** Communications Department **Subject:** Upcoming Product Launch Dear All, This is to inform you that our new line of ergonomic office chairs will be officially launched on July 1st. A press release has been prepared and is currently in its final **draft** stage. It includes a compelling quote from our CEO, Sarah Chen, about the innovative design. The document is under a strict embargo until 9:00 AM on July 1st. We plan to distribute it to over 100 media outlets simultaneously. We are aiming for extensive coverage in major business and design publications. Please refrain from sharing any details publicly before the official launch time. Thank you for your cooperation. **Question:** What is the current status of the press release? (A) It has already been sent to journalists. (B) It is being written for the first time. (C) It is almost finished and ready for approval. (D) It has been canceled.
2
Câu hỏi muốn biết tình trạng hiện tại của thông cáo báo chí.
- Bằng chứng trong bài: Email viết: "A press release has been prepared and is currently in its final draft stage." (Một thông cáo báo chí đã được chuẩn bị và hiện đang ở giai đoạn bản nháp cuối cùng).
- Loại trừ đáp án (A): Email nói rõ thông cáo "is under a strict embargo" và "We plan to distribute it", có nghĩa là nó chưa được gửi đi. Vậy (A) sai.
- Loại trừ đáp án (B): Cụm từ "final draft" (bản nháp cuối cùng) cho thấy nó đã qua các giai đoạn viết đầu tiên rồi, chứ không phải đang được viết lần đầu. Vậy (B) sai.
- Loại trừ đáp án (D): Không có thông tin nào trong email cho thấy thông cáo bị hủy. Ngược lại, mọi thứ đang được chuẩn bị để phát hành. Vậy (D) sai.
- Phân tích đáp án (C): "It is almost finished and ready for approval" (Nó gần như đã hoàn thành và sẵn sàng để phê duyệt) phản ánh chính xác ý nghĩa của "final draft stage". Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi văn bản được chính thức phát hành.
Câu hỏi muốn biết tình trạng hiện tại của thông cáo báo chí. * **Bằng chứng trong bài:** Email viết: "A press release has been prepared and is currently in its final **draft** stage." (Một thông cáo báo chí đã được chuẩn bị và hiện đang ở giai đoạn **bản nháp** cuối cùng). * **Loại trừ đáp án (A):** Email nói rõ thông cáo "is under a strict embargo" và "We plan to distribute it", có nghĩa là nó chưa được gửi đi. Vậy (A) sai. * **Loại trừ đáp án (B):** Cụm từ "final draft" (bản nháp cuối cùng) cho thấy nó đã qua các giai đoạn viết đầu tiên rồi, chứ không phải đang được viết lần đầu. Vậy (B) sai. * **Loại trừ đáp án (D):** Không có thông tin nào trong email cho thấy thông cáo bị hủy. Ngược lại, mọi thứ đang được chuẩn bị để phát hành. Vậy (D) sai. * **Phân tích đáp án (C):** "It is almost finished and ready for approval" (Nó gần như đã hoàn thành và sẵn sàng để phê duyệt) phản ánh chính xác ý nghĩa của "final draft stage". Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi văn bản được chính thức phát hành.
3
Vậy đáp án là (C).

Ví dụ

Dùng thử — Nâng cấp câu của bạn

1
The company sent a paper to reporters to talk about its new recycling program.

Yêu cầu: Viết lại câu trên, sử dụng các từ issue, press release, và media outlets để câu văn chuyên nghiệp và chính xác hơn.
The company sent a paper to reporters to talk about its new recycling program. *Yêu cầu: Viết lại câu trên, sử dụng các từ `issue`, `press release`, và `media outlets` để câu văn chuyên nghiệp và chính xác hơn.*
2
Câu đã viết lại: The company issued a press release to various media outlets to announce its new recycling program.
- Vì sao câu mới tốt hơn?
  - issued thay cho sent: issue mang sắc thái trang trọng, chỉ một hành động công bố chính thức, phù hợp với văn phong doanh nghiệp hơn là sent (gửi đi một cách thông thường).
  - press release thay cho a paper: press release là thuật ngữ chính xác cho loại văn bản mà công ty gửi cho giới truyền thông, trong khi a paper quá chung chung và không chuyên nghiệp.
  - media outlets thay cho reporters: media outlets (các cơ quan truyền thông) bao quát hơn, vì thông cáo được gửi đến cả tổ chức (tòa soạn, đài truyền hình) chứ không chỉ các cá nhân reporters (phóng viên).
**Câu đã viết lại:** The company **issued** a **press release** to various **media outlets** to announce its new recycling program. * **Vì sao câu mới tốt hơn?** * `issued` thay cho `sent`: `issue` mang sắc thái trang trọng, chỉ một hành động công bố chính thức, phù hợp với văn phong doanh nghiệp hơn là `sent` (gửi đi một cách thông thường). * `press release` thay cho `a paper`: `press release` là thuật ngữ chính xác cho loại văn bản mà công ty gửi cho giới truyền thông, trong khi `a paper` quá chung chung và không chuyên nghiệp. * `media outlets` thay cho `reporters`: `media outlets` (các cơ quan truyền thông) bao quát hơn, vì thông cáo được gửi đến cả tổ chức (tòa soạn, đài truyền hình) chứ không chỉ các cá nhân `reporters` (phóng viên).

Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các từ vựng liên quan đến quản lý khủng hoảng truyền thông, nơi mà việc sử dụng các tuyên bố và thông cáo báo chí một cách cẩn trọng là cực kỳ quan trọng.